Introduktion
Att bli mer produktiv på jobbet är något som jag eftersträvar. Min uppfattning är att det skulle hjälpa mig att utnyttja min tid och energi på ett bättre sätt. För att lära mig strategier om hur jag kan bli mer produktiv läste jag boken ”Smarter, faster, better” av Charles Duhigg.
Identifierade faktorer för produktivitet är baserade på senaste forskning inom neurovetenskap, psykologi, beteendeekonomi samt erfarenheter från framgångsrika personer och företag. Enligt Duhigg är produktivitet ett arbetssätt som gör att vi utnyttjar vår energi, intellekt och tid så att vi åstadkommer meningsfulla mål med minst slösad ansträngning.
Följande är 4 faktorer som författaren har identifierat är viktiga för att bli mer produktiv:
1. Rätt motivation
Motivationen blir enklare att känna när vi förändrar en arbetsuppgift till ett val, genom att göra detta får vi en känsla av kontroll. Som exempel lyfter Duhigg general Krulak som omformade träningsprogrammet för USA:s marinkår. Krulak nämner att: ”Vi talar aldrig om för en rekryt att man är naturligt född till att vara ledare, naturligt innebär att man inte kan kontrollera det”. Istället talar vi om att ledarskap är något som går att lära, att det är en produkt av ansträngning”.
Ett annat exempel är att träningsprogrammet är utformat så att rekryterna får möjlighet att göra val. En uppgift som de får är att städa matsalen utan instruktioner, de får inte veta var städtillbehören är eller hur den industriella diskmaskinen fungerar. Detta ger dem möjlighet att göra val och därmed kunna påverka situationen.
En annan aspekt som ökar motivationen är när vi kopplar en arbetsuppgift till något meningsfullt, när vi förklarar för oss själva varför uppgiften är viktig. Det är just därför som rekryter i marinkåren frågar varandra ”Varför”, varför klättrar du berget? Varför städar du matsalen?.
2. Rätt målsättning
För att vara produktiv gäller det att sätta upp mål, det ena målet bör vara ett ”stretch-mål” som återspeglar stora ambitioner. Det andra är ett mål utformat enligt SMART-modellen där bokstäverna står för Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidsatt. Målet gör att vi får en konkret plan att förhålla oss till.
Ett exempel på detta är följande:
Stretch mål: Springa ett maraton
Specifikt mål: Springa x km utan att stanna
Mätbart: Ja, går att mäta med t.ex. träningsapp/smartklocka.
Accepterat: Ja, jag vill göra detta
Realistiskt: Ja det är möjligt.
Tidsatt: Under 6 månader: Springa första veckan x km, nästa vecka..
3. Ökad fokusering
Livet har många distraktioner som tar vår uppmärksamhet. Därför gäller det att vara fokuserad för att kunna vara produktiv. Ett effektivt sätt att lyckas med detta är att skapa så kallade ”mental models”, alltså att vi föreställer saker som vi tror kan hända. Detta gör det enklare att bestämma hur vi ska rikta vår uppmärksamhet när vi är förberedda på potentiella hinder. Som exempel på detta berättar författaren att när han skulle skriva boken så ägnade han en stund på söndag kväll att skriva vad han förväntar sig kommer hända kommande vecka. Vilka distraktioner och hinder som kan dyka upp, samt hur han ska hantera dessa.
Ett annat häftigt exempel på ”mental models” för fokusering är från ”Qantas flight 32”. Det var ett flyg från London till Sydney via Singapore . I november 2010 när planet var på över 2000 meters höjd utbröt en oljebrand i en av motorerna. En kraftig smäll hördes, alarmsystemet tjöt, flygplanet skakade och passagerarna fick panik. Pilotens display visade att 21 av planets 22 system var skadade eller helt ur funktion. Piloten hade föreställt sig sådana situationer hundratals gånger, han hade en bild i huvudet hur han skulle reagera och det var att styra planet högre för att på så sätt kunna ha större valmöjligheter att styra och landa. Till slut lyckades piloten landa utan att någon kom till skada.
4. Utveckla beslutsfattandet
När vi jobbar med något, även då vi är motiverade, har satt upp mål och utarbetat en mental modell så kan saker dyka upp som gör att vi måste fatta beslut. För att kunna fatta kloka beslut är det viktigt att föreställa oss dem möjliga utfallen och sannolikheten för dessa. Ytterligare en aspekt är att använda så kallad ”Bayesian insikt” vilket innebär att uppdatera sina antaganden och sannolikheter baserat på ny inhämtad information. Denna information kan fås genom att utvidga sitt perspektiv och ta in andra personers åsikter.
Duhigg nämner att när han var igång med att skriva boken så tillfrågades han av ett produktionsbolag om han var intresserad av att utveckla ett koncept till ett TV-program. Han visste inte riktigt vad han skulle göra då deltagandet kan försena hans produktivitet och boklanseringen, så han skrev ner potentiella utfall. För att kunna bedöma sannolikheten för dessa ringde han några vänner som arbetar inom media. Baserat på detta skrev han ner följande:
Scenario 1: Jag spenderar väldigt mycket tid och programmet blir inte av, sannolikhet 45 %
Scenario 2: Jag spenderar väldigt mycket tid och programmet blir en succé, sannolikhet 5 %
Scenario 3: Jag spenderar måttlig tid och programmet blir inte av, sannolikhet 45%
Scenario 4: Jag spenderar måttlig tid och programmet blir en succé, sannolikhet 5 %.
Enligt ovan verkade det att om Duhigg investerade mycket tid så var det mest sannolikt att det inte skulle vara fördelaktigt. En måttlig tid ser ut att vara ett bättre val. Sedan använde han ”Bayesian insikt” och uppdaterade därmed sina antaganden. Duhigg tänkte att även om programmet inte förverkligas så skulle arbetsuppgiften vara rolig och lärorik. Så han bestämde sig för att tacka ja till uppdraget men specificerade att han kunde ägna en måttlig tid. Programmet blev förverkligat och författaren fick större betalning än vad han trodde, dessutom lärde han sig mycket genom arbetet med det.
Liknande tema: Så skapar du en ny vana!
Kategori: Personlig utveckling